双语：商务电子邮件书写要点

现在这个社会，很多人不喜欢写信，而喜欢用E-mail, 商务上使用E-mail联系更是普遍。外企和国企不同的是，外企对E-mail特别重视，公司内部往来的信件都会明确的分类，有些是urgent,有些的priority值比较低，这样有利于向上司汇报重要信息，也节省大部分的时间。E-mail如此重要，书写的方式就要求规范了，不能像平时我们和朋友，家人间的E-mail往来那么随意，因为即使你觉得不那么重要，万一哪天领导要查看信件，如果是苛刻点的领导，你就糗大了。网络俚语，像LOL, BTW那肯定是不能用了。一些俏皮的smiley 图标也别用。E-mail的书写很简单，采取左对齐，单边行距的文档格式。段落之间double-space. 具体，我列出以下几个注意点。

1. Address the recipient by Full Name. Use gender-Neutral language.

对收信者要称呼对方的全名。使用中性的语言。如果关系不是那么亲密，用Mr., Mz., Dr会比较好。

2. Write a specific, not general, topic in the subject box.

在Subject一栏里要把主题写的明确，不要大众化。不然，很有可能紧急的信件被划到垃圾信件里。那，事情就大条了。

3. Start your e-mail with a sentence that tells what your message is about.

首句就直截了当的告诉对方这封E-mail讲的是什么事。简单，明确。

4. Put the details of your message in the second paragraph.

第二段落是细节的部分。你可以把收信人不了解的信息，或可能遗忘的信息放在第二段。

5. Be clear, concise, and specific. Avoid overly long sentences.

信件简明，扼要。你要知道对着电脑屏幕一行行的看字，不像看本书，是很伤眼睛的。所以，为了他人着想，尽量写的言简意赅吧。实在E-mail不得不长，分段处用Headings。

6. Never write in all capital letters or all lower-case letters.

之所以用大写是为了引起别人的重视，如果全用大写字母，不是招人烦么。全用小写字母也是不当的。这样，会给人一种不尊重，偷懒的感觉。

7. Be cautious about what you say in a business e-mail.

记住，你的E-mail, 可能被人forward给其他人看。万事要小心，别把一些谣言，玩笑话写在E-mail里。甚至轻易泄漏你的银行卡号，信用卡密码。

8. Check your e-mail and any attachments to make sure your message is clear, your tone is pro, and your spelling, grammar and punctuation are correct.

一封E-mail写完了，别忘记查看附件有没有上传好。你的语气是不是够专业，Grammar和spelling可以交给word来做。唉，这点是我最伤心的，回了国之后老打错字，被骂了好几回，就为了我不自己校对好就呈给领导看（抄都容易抄错，不活了）。在国外的时候都是请最最亲爱的word来帮我完成的。

9. At the end of your message, before your full name and position, use a commonly accepted complimentary closing.

在E-mail收尾的部分，别忘了加上你的全名和结束语,像Sincerely, Cordially, or Regards.

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